تعزيز الإخراج بمقدار 3x مع الأتمتة الذكية

العديد من الفرق لا تضيع الوقت لأن الناس يعملون ببطء. إنهم يضيعون الوقت من خلال المهام المتكررة: نسخ البيانات، وفرز الطلبات، وإرسال ردود روتينية، والتحقق من تحديثات الحالة، ونقل المعلومات بين الأدوات. يمكن للأتمتة الذكية أن تقلل من هذا العمل وتمنح الأشخاص المزيد من الوقت للمهام التي تحتاج إلى الحكم. يجب التعامل مع عبارة "3 أضعاف ناتجك" على أنها هدف عملي، وليس وعدًا. تعتمد النتائج على العملية والأدوات وجودة البيانات وعادات الفريق. أبدأ بالبحث عن عمل يتكرر كل يوم. ابحث عن المهام التي تبطئ أداء الفريق قم بتدوين العمل الذي يكمله فريقك خلال الأسبوع العادي. ابحث عن مهام مثل: - إدخال نفس تفاصيل العميل في عدة أنظمة - إرسال رسائل بريد إلكتروني مماثلة بعد كل طلب أو طلب دعم - إنشاء تقارير من نفس مصادر البيانات - تعيين العملاء المحتملين أو تذاكر الخدمة يدويًا - التحقق مما إذا كانت المهمة قد اكتملت - نقل الملفات بين المجلدات - إنشاء تذكيرات للمتابعات الفائتة الاختبار المفيد بسيط: إذا اتبعت المهمة نفس الخطوات في معظم الأوقات، فقد تكون مناسبة للتشغيل الآلي. المهام التي تتطلب الحكم الشخصي يجب أن تبقى مع الناس. الشكوى التي تتضمن استرداد أموال، أو مشكلة حساسة تتعلق بالعميل، أو قرار عمل غير واضح تحتاج إلى مراجعة. يمكن للأتمتة إعداد المعلومات، ولكن يجب على الشخص إجراء المكالمة النهائية. رسم خريطة للعملية قبل إضافة أداة أتجنب أتمتة عملية لا يفهمها أحد. يمكن أن يؤدي سير العمل سيئ التخطيط إلى حدوث الأخطاء بشكل أسرع. اكتب العملية بلغة واضحة: 1. ما الذي يبدأ المهمة؟ 2. ما هي المعلومات المطلوبة؟ 3. ما هي الأفعال التي تحدث في كل مرة؟ 4. أين تتوقف العملية؟ 5. متى يجب على الشخص مراجعة النتيجة؟ النظر في استفسار المبيعات. قد تبدو العملية الأساسية كما يلي: - يرسل الزائر نموذجًا - يتحقق النظام من اكتمال الحقول المطلوبة - يدخل الاستعلام إلى قاعدة بيانات العملاء - يتم تعيين فئة - يتلقى عضو الفريق مهمة - يتلقى الزائر رسالة تأكيد واضحة - يتتبع الفريق الإجراء التالي توضح هذه الخريطة أين يمكن أن تساعد الأتمتة وأين لا تزال المراجعة البشرية مهمة. قم بتوصيل الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل تمتلك العديد من الأنشطة التجارية برامج كافية بالفعل. المشكلة هي أن الأدوات لا تشارك المعلومات بسلاسة. يمكن أن يربط سير العمل المتصل ما يلي: - نماذج مواقع الويب - أنظمة علاقات العملاء - منصات البريد الإلكتروني - أدوات إدارة المشاريع - التقويمات عبر الإنترنت - أنظمة الدفع أو الطلب - لوحات معلومات التقارير على سبيل المثال، عندما يرسل العميل طلب خدمة، يمكن للأتمتة إنشاء تذكرة دعم، وإضافة سجل العميل، وإرسال رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني، وإخطار عضو الفريق المناسب. لا يحتاج الفريق إلى نسخ نفس التفاصيل في أربعة أماكن. قبل توصيل الأدوات، تحقق من أذونات الوصول وحقول البيانات ومعالجة الأخطاء. يجب أن يُظهر سير العمل ما يحدث عندما يكون عنوان البريد الإلكتروني مفقودًا، أو يكون النظام غير متصل بالإنترنت، أو يوجد سجل بالفعل. استخدم النماذج للتواصل المتكرر يتم تخصيص قدر كبير من وقت المكتب لكتابة الرسائل التي تحتوي على نفس المعلومات الأساسية. يمكن أن تدعم القوالب: - تأكيدات المواعيد - تحديثات الطلب - ردود الاستفسارات الجديدة - إشعارات المهام الداخلية - طلبات التعليقات - تذكيرات المتابعة - رسائل التقارير الشهرية يجب أن يترك القالب مساحة للتفاصيل الشخصية. قد يلاحظ العميل عندما يبدو أن الرسالة قد تم نسخها دون مراجعة. أفضل استخدام الأتمتة لإعداد رسالة، ثم السماح لأحد أعضاء الفريق بالتحقق من اللهجة والحقائق الأساسية قبل إرسالها. تعمل بنية الرسالة البسيطة بشكل جيد: - اذكر ما حدث - اشرح الخطوة التالية - شارك المعلومات التي يحتاجها القارئ - أعط طريقة واضحة لطلب المساعدة غالبًا ما تحظى الرسائل القصيرة باهتمام أفضل من الكتل النصية الطويلة. إنشاء نقاط مراجعة يجب ألا تؤدي الأتمتة إلى إزالة التحكم من العملية. ينبغي أن يوجه انتباه الإنسان إلى المكان الذي له القيمة الأكبر. قد تكون هناك حاجة إلى نقاط مراجعة عندما: - يتغير مبلغ الدفع - يطلب العميل استرداد الأموال - تكون هناك معلومات شخصية - تحتوي الرسالة على مطالبة قانونية أو مالية - يتم إرسال مهمة إلى عميل خارجي - يكتشف النظام بيانات غير عادية - قد تؤثر النتيجة على وصول الشخص أو حسابه. أستخدم قواعد موافقة بسيطة. يمكن أن تتحرك الإجراءات الروتينية تلقائيًا. الإجراءات ذات المخاطر العالية تنتظر الشخص. يساعد هذا النهج الفريق على اكتساب السرعة دون التعامل مع كل موقف على أنه متطابق. قياس النتائج المفيدة الإخراج ليس فقط عدد المهام المنجزة. أتتبع عدة إشارات: - الوقت المستغرق في العمل المتكرر - عدد التصحيحات اليدوية - وقت الاستجابة للعملاء - المتابعات الفائتة - المهام المكتملة لكل موظف - شكاوى العملاء المرتبطة بالعملية - الساعات المستغرقة في صيانة الأتمتة قد يوفر فريق الدعم الصغير عدة ساعات كل أسبوع عن طريق أتمتة تعيين التذاكر ورسائل الحالة الروتينية. ويمكن استخدام هذا الوقت في الحالات المعقدة أو مكالمات العملاء أو تحسينات الخدمة. يجب التحقق من المكاسب مقابل الوقت المستغرق في بناء سير العمل والحفاظ عليه. إذا وفرت عملية التشغيل الآلي خمس ساعات ولكنها تسببت في حدوث أخطاء متكررة، فإنها تحتاج إلى التعديل. السرعة بدون دقة لا تحسن تجربة العملاء. ابدأ بعملية واحدة أوصي باختيار مهمة واحدة متكررة ذات بداية ونهاية واضحة. يمكن أن يكون تعيين العميل المتوقع أو تذكير المواعيد أو إعداد التقرير الداخلي بمثابة نقاط بداية جيدة. قم بتشغيل سير العمل مع مجموعة صغيرة. اسأل: - هل أكملت الأتمتة الإجراء المتوقع؟ - هل تلقى الشخص المناسب المهمة؟ - هل تم تكرار أي سجلات؟ - هل فهم العملاء الرسالة؟ - أين كان الفريق بحاجة للتدخل؟ قم بإجراء التغييرات قبل توسيع سير العمل إلى الأقسام الأخرى. تعمل الأتمتة الذكية بشكل أفضل عندما تدعم الأشخاص بدلاً من محاولة استبدال كل قرار. يمكن أن تساعد العملية الواضحة والأدوات المناسبة والاختبار الدقيق والمراجعة المنتظمة الفريق على التعامل مع المزيد من العمل بتكرار أقل. قد تقترب النتيجة من ثلاثة أضعاف الناتج السابق، أو قد يكون مكسبًا أصغر يؤدي إلى تحسين العمليات اليومية. يمكن أن تكون كلتا النتيجتين ذات قيمة عندما تقللان من الأخطاء وتمنحان الأشخاص مزيدًا من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى حكم بشري.

كنت أقيس عملي بعدد الساعات التي أقضيها على مكتبي. وكانت النتيجة هي نفسها غالبًا: لقد مر يوم كامل، لكن المهام الأكثر فائدة كانت لا تزال تنتظر. لم تكن المشكلة دائمًا هي قلة الجهد. كان اهتمامي منقسمًا بين الرسائل، والاجتماعات، والطلبات الصغيرة، والمهام التي بدت عاجلة ولكنها لم تضف سوى قيمة قليلة. العمل لفترة أطول لم يحل المشكلة. كنت بحاجة إلى طريقة أفضل لاختيار وقتي وتخطيطه وحمايته. ولا ينبغي لنا أن نتعامل مع فكرة إنجاز المزيد من العمل ثلاث مرات على أنها وعد. تعتمد النتائج على نوع العمل والوقت المتاح والشخص الذي يقوم به. بالنسبة لي، الهدف يعني إنشاء مخرجات أكثر فائدة دون إضافة المزيد من الساعات إلى اليوم. أبدأ بهدف واحد واضح. قبل فتح البريد الإلكتروني أو التحقق من الدردشة، أكتب النتيجة الرئيسية التي أريد إكمالها. يجب أن تكون محددة: - صياغة الإصدار الأول من صفحة المبيعات - مراجعة خمسة طلبات للعملاء - إعداد البيانات لاجتماع الفريق "العمل على التسويق" واسع جدًا. إن عبارة "اكتب قسم مشكلات العملاء في الصفحة المقصودة" تعطيني مكانًا واضحًا للبدء. الهدف الواضح يقلل من الوقت الذي أقضيه في تحديد ما يجب فعله بعد ذلك. أقوم بتقسيم العمل الكبير إلى أعمال صغيرة. تبدو العديد من المهام صعبة لأن الخطوة الأولى غير واضحة. عندما أكتب "إنهاء التقرير"، فإنني أمارس الضغط دون تحديد الاتجاه. أستبدلها بإجراءات مثل: 1. اجمع أحدث بيانات المبيعات. 2. إزالة الإدخالات المكررة. 3. قارن هذا الشهر بالشهر السابق. 4. اكتب ثلاث نقاط للتقرير. 5. التحقق من الأرقام قبل مشاركة الملف. يساعدني هذا النهج على المضي قدمًا حتى عندما تبدو المهمة الكاملة كبيرة. أنا أحمي كتل من الوقت المركز. يمكن لفترة قصيرة من العمل المركّز أن تنتج أكثر من عدة ساعات مليئة بالانقطاعات. عادةً ما أخصص ما بين 45 إلى 60 دقيقة للعمل الذي يحتاج إلى تفكير. خلال ذلك الوقت، أقوم بإغلاق علامات التبويب غير ذات الصلة، وإسكات التنبيهات غير العاجلة، وإبقاء هاتفي بعيدًا عن متناول اليد. والغرض ليس تجنب كل رسالة. إنه إيقاف كل رسالة من التحكم في جدول أعمالي. اعتاد صاحب شركة صغيرة عملت معه على التحقق من رسائل العملاء كل بضع دقائق أثناء إعداد صفحات المنتج. وبعد نقل فحص الرسائل إلى ثلاث مرات محددة كل يوم، أكملت الصفحات في جلسات أقل وارتكبت عددًا أقل من أخطاء التحرير. لم يصبح يومها أطول. أصبحت الانقطاعات أقل تواترا. أقوم بتجميع المهام المتشابهة معًا. التبديل بين أنواع العمل المختلفة يستهلك الطاقة العقلية. قد تبدو كتابة بريد إلكتروني واحد، والتحقق من جدول البيانات، والرد على العميل، والانضمام إلى اجتماع أمرًا سهلاً. تكرار هذا النمط طوال اليوم يمكن أن يجعل العمل البسيط يبدو بطيئًا. أقوم بتجميع المهام في كتل: - البريد الإلكتروني وردود العملاء - الكتابة والتحرير - المكالمات والاجتماعات - التحقق من البيانات والعمل الإداري، وهذا يتيح لي البقاء مع نوع واحد من التفكير لفترة أطول. لا أحتاج إلى إعادة بناء تركيزي في كل مرة أقوم فيها بتغيير المهام. أستخدم قائمة قصيرة بدلاً من الجدول المزدحم. يمكن لقائمة المهام الطويلة أن تخلق إحساسًا زائفًا بالتقدم. قد أقوم بإكمال العديد من العناصر السهلة مع تجنب العمل الأكثر أهمية. تحتوي قائمتي اليومية عادة على: - مهمة رئيسية واحدة - مهمتان داعمتان - بعض المهام الصغيرة لوقت الفراغ إذا استغرقت المهمة الرئيسية وقتًا أطول من المتوقع، فلا يزال لليوم اتجاه واضح. إذا انتهيت مبكرًا، فيمكنني اختيار مهمة أخرى مفيدة دون ملء كل دقيقة مقدمًا. أنا أقلل من تكرار القرارات. يمكن للقرارات الصغيرة أن تشغل جزءًا كبيرًا من اليوم. أقوم بإنشاء قواعد بسيطة للعمل الذي يحدث كثيرًا: - استخدم ردًا قياسيًا للأسئلة الشائعة. - احتفظ بالملفات المستخدمة بشكل متكرر في مجلد واحد. - تحديد جداول أعمال الاجتماع قبل المكالمات. - حفظ قوائم المراجعة القابلة لإعادة الاستخدام للعمليات العادية. هذه القواعد لا تزيل الحكم الشخصي. يعطونني المزيد من الوقت للعمل الذي يحتاج إليه. أقوم بمراجعة النتائج في نهاية اليوم. أقضي خمس دقائق أسأل: - ما الذي أدى إلى التقدم المفيد اليوم؟ - ما الذي أوقف عملي؟ - ما هي المهمة التي يجب أن أغيرها أو أزيلها غدًا؟ تساعدني هذه المراجعة على تحسين النظام بدلاً من إلقاء اللوم على نفسي في كل يوم بطيء. في بعض الأحيان تكون المشكلة هي سوء التخطيط. في بعض الأحيان يكون طلبًا غير واضح، أو اجتماعًا غير ضروري، أو مهمة تخص شخصًا آخر. إن العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني التحرك بشكل أسرع طوال الوقت. يتعلق الأمر بإيلاء المزيد من الاهتمام للعمل الذي يؤدي إلى نتيجة مفيدة. عندما أختار هدفًا واحدًا واضحًا، وأقسمه إلى أفعال، وأحمي وقت التركيز، وأجمع المهام المتشابهة، وأراجع العملية، يمكنني غالبًا إكمال عمل أكثر فائدة مع ضغط أقل. إن هدف تحقيق ثلاثة أضعاف يصبح وسيلة للتشكيك في العادات القديمة، وليس ادعاء بأن كل يوم سيؤدي إلى نفس النتيجة. لا يحتاج اليوم المثمر إلى أن يبدو مشغولاً. إنها تحتاج إلى دفع العمل الصحيح إلى الأمام.

اعتدت أن أضيع ساعات في العمل الذي بدا صغيرًا على الورق: نسخ البيانات بين الأدوات، وإرسال نفس البريد الإلكتروني للمتابعة، والتحقق من تحديثات المهام، وإعداد التقارير الروتينية. كان العمل ضروريًا، لكنه لم يترك وقتًا أقل لمحادثات العملاء والتخطيط وحل المشكلات. تواجه العديد من الفرق نفس المشكلة. المشكلة ليست دائما في قلة الجهد. في كثير من الأحيان، يتم إنفاق الكثير من الوقت في المهام التي تتبع نفس النمط كل يوم. يمكن أن تساعد الأتمتة عند تطبيقها على عمل واضح ومتكرر. ابدأ بإدراج المهام التي تبطئ أداء فريقك. ابحث عن العمل الذي: - يستخدم نفس الخطوات في كل مرة - يعتمد على معلومات من نظام واحد أو نظامين - يسبب تأخيرات عندما ينسى شخص ما إجراءً صغيرًا - يستغرق عدة دقائق ولكنه يحدث عدة مرات كل أسبوع - ينتج بريدًا إلكترونيًا قياسيًا أو ملفًا أو تقريرًا أو إشعارًا قد يلاحظ فريق المبيعات أنه يتم نسخ كل استفسار جديد من نموذج موقع ويب إلى قاعدة بيانات العملاء. يتم بعد ذلك إرسال إشعار إلى مندوب المبيعات، يليه رد قياسي على العميل المحتمل. يمكن غالبًا ربط هذه العملية من خلال أدوات العمل المعتمدة، حيث يقوم أحد أعضاء الفريق بالتحقق من الإعداد قبل بدء التشغيل. أفضل البدء بمهمة واحدة بدلاً من محاولة أتمتة قسم بأكمله. يُسهل الاختبار الصغير اكتشاف المعلومات المفقودة والقواعد والاستثناءات غير الواضحة. قد يبدو سير العمل البسيط كما يلي: 1. يرسل العميل نموذجًا. 2. تتم إضافة المعلومات إلى قاعدة بيانات العملاء. 3. يتلقى عضو الفريق المعين رسالة. 4. يتلقى العميل رسالة تأكيد واضحة عبر البريد الإلكتروني. 5. تظهر المهمة في القائمة المشتركة للفريق. لا يزال الفريق يقرر كيفية الرد. تتعامل الأتمتة مع الحركة المتكررة للمعلومات فقط. يمكن لشركة خدمات مكونة من خمسة أشخاص استخدام عملية مماثلة لطلبات الدعم. عندما يرسل العميل بريدًا إلكترونيًا، يمكن للنظام إنشاء تذكرة، وتصنيفها حسب الموضوع، وتنبيه الشخص المناسب. يمكن لعضو الفريق مراجعة التسمية وتغييرها عندما لا يتطابق الطلب مع القاعدة. هذا الفحص البشري مهم. تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تدعم الحكم بدلاً من استبداله. قبل توصيل أي أدوات، حدد القواعد بلغة واضحة: - ما الذي يبدأ سير العمل؟ - ما هي المعلومات التي يجب أن تكون موجودة؟ - من يتلقى المهمة؟ - ماذا يحدث عندما تكون المعلومات مفقودة؟ - ما هي الحالات التي تحتاج إلى مراجعة بشرية؟ - كيف سيعرف الفريق أن سير العمل قد نجح؟ يمكن أن يؤدي سير العمل بدون قواعد واضحة إلى إنشاء المزيد من العمل. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي إرسال بريد إلكتروني تلقائي إلى العميل الخطأ إلى الإضرار بالثقة ويتطلب دعمًا إضافيًا. تحتاج حماية البيانات أيضًا إلى الاهتمام. استخدم فقط المعلومات المطلوبة للمهمة. تقييد الوصول إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليها. قم بمراجعة التطبيقات المتصلة وإزالة الوصول عندما لا يتم استخدام الأداة. حافظ على رسائل العملاء دقيقة وسهلة الفهم. يساعد على قياس النتيجة بأرقام بسيطة: - الوقت المستغرق في المهمة كل أسبوع - عدد الأخطاء اليدوية - وقت الاستجابة للعملاء - عدد المهام المكتملة في الموعد المحدد - ردود الفعل من الأشخاص الذين يستخدمون سير العمل لنفترض أن الفريق يقضي ست ساعات كل أسبوع في إعداد تقرير متكرر. بعد اختبار عملية جمع البيانات الآلية، قد يقوم الفريق بتقليل العمل اليدوي إلى ساعتين. يمكن استخدام الوقت الموفر للتحقق من البيانات أو التحدث مع العملاء أو تحسين الخدمة. يجب متابعة النتيجة وليس افتراضها. يجب أن تظل بعض المهام يدوية. قد تتطلب شكوى العميل الحساسة أو قرار العقد أو الرسالة التي تحتاج إلى حكم شخصي مراجعة مباشرة. يتضمن سير العمل المفيد نقطة واضحة حيث يمكن للشخص إيقاف إجراء ما مؤقتًا أو تحريره أو رفضه. أوصي أيضًا بمراجعة كل عملية أتمتة بعد فترة قصيرة من الاستخدام العادي. اسأل الفريق: - هل أدى سير العمل إلى تقليل العمل المتكرر؟ - هل خلقت أخطاء جديدة؟ - هل لا تزال القواعد تتطابق مع العملية؟ - هل يحصل العملاء على اتصالات أفضل؟ - هل يحتاج أي شخص إلى مزيد من التدريب؟ أفضل الأتمتة ليست هي التي تحتوي على أكبر عدد من الخطوات. فهو الذي يزيل التكرار الذي لا داعي له مع إبقاء الأشخاص مسؤولين عن القرارات التي تحتاج إلى رعاية. عندما يتحرك العمل الروتيني من خلال نظام واضح، يمكن للفرق إنفاق المزيد من الطاقة على العمل الذي يتطلب الاهتمام والسياق والتواصل البشري. وهذه هي الطريقة التي يمكن بها للأتمتة أن تدعم نتائج أفضل دون جعل إدارة العملية أكثر صعوبة. لدينا خبرة واسعة في مجال الصناعة. اتصل بنا للحصول على المشورة المهنية: فيفيان تشينغ: viviancheng@hawkfeeding.com/WhatsApp +8618051290315.

1. ديفيد ألين 2015 إنجاز الأمور فن إنتاجية خالية من التوتر 2. كال نيوبورت 2016 قواعد العمل العميق للنجاح المركّز في عالم مشتت 3. جيمس كلير 2018 العادات الذرية طريقة سهلة ومثبتة لبناء عادات جيدة 4. توماس إتش دافينبورت وجين جي هاريس 2017 التنافس على التحليلات تم تحديثه بمقدمة جديدة 5. إريك برينيولفسون دانييل روك و تشاد سيفرسون 2018 الذكاء الاصطناعي ومفارقة الإنتاجية الحديثة 6. منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية 2021 التحول الرقمي للشركات الصغيرة والمتوسطة ودور الأتمتة